Privacy Verklaring  

 

Privacy is een belangrijk onderdeel in onze samenleving en in de praktijk van Open Spirit.  Privacy beweegt zich op het terrein tussen wenselijkheid en wettelijke verplichtingen.

Open Spirit zet zich in uw privacy goed te beschermen. Heeft u vragen over de omgang met uw gegevens lees dan deze verklaring.

 

Open Spirit heeft een 2 jarig contract met Privacy Zeker (juridisch en praktisch advies) om uw privacy zo goed mogelijk te beheren. Ik zal uw vragen aangaande privacy altijd zorgvuldig uitzoeken via Privacy Zeker en/of de beroepsorganisatie NvGzp

 

Organisatie gegevens

Open Spirit, Oorsprongpark 12, 3581 ET Utrecht

www.openspirit.nl

 

 Wat is het doel van de gegevensverwerking

  • Gegevens worden bewaard t.b.v het bieden van goede zorg als gz-psycholoog

  • Gegevens worden bewaard t.b.v. het verzorgen van een goed coachingstraject

  • Gegevens worden bewaard om klanten enkele keren per jaar te informeren over ontwikkelingen binnen Open Spirit en evt nieuwe programma's

  • Gegevens worden bewaard om mensen die vanuit netwerkbijeenkomsten, workshops, lezingen ( zijnde 'ontmoetingen') hebben aangegeven graag op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen van Open Spirit, enkele keren per jaar hierover te (kunnen) informeren. (vanaf nu genoemd 'netwerk gegevens')

 

Aard van de gegevens

  • Voor psychologische zorg aan volwassenen en kinderen verplicht de wet een dossier aan te leggen. Hierin worden enkel de noodzakelijke gegevens bewaard om goede zorg te bieden.

    Praktisch zijn hiervoor nodig uw naam en adres, geboortedatum, bsn nummer, alsmede de huisarts- of gemeentelijke verwijzing. Facturatie gegevens moeten ook worden bewaard.

  • Zelfbetalende klanten die psychologische zorg of coaching ontvangen hoeven t.b.v facturatie alleen hun naam en adres te geven.

  • Gegevens van kinderen worden alleen met toestemming van de ouders opgenomen.

     

  • Er wordt met bijzondere gegevens gewerkt, zijnde de geestelijke en evt. lichamelijke gezondheid van de client . Gz-psychologen hebben een ontheffing voor het verwerken van bijzondere gegevens (artikel 9 lid 2h AVG).

 

  • Bij 'netwerk gegevens' gaat het alleen om de naam en het emailadres van de klant.

 

Bewaartermijnen en rechten

  • De wet verplicht gz-psychologen om dossiers 15 jaar te bewaren.

  • Coachings gegevens worden summier opgeslagen en max 7 jaar bewaard, zijnde gelijk aan de administratieve bewaartermijn.

  • Er is het recht op vergetelheid, wat betekent dat coachings trajecten en zelfbetaalde trajecten eerder kunnen worden verwijderd wanneer de klant dat wil

  • Emailadressen en namen kunnen op elk moment verwijderd worden wanneer het enkel informatieve email betreft (nieuwsbrieven) en lopende behandelingen niet belemmert.

  • De klant heeft inzage in de informatie die in het dossier is opgenomen. Mocht hij/zij in het dossier feitelijke onjuistheden aantreffen, dan kan aan Open Spirit gevraagd worden deze deze informatie te verbeteren of aan te vullen.

 

Grondslag

Voor het dossier: wettelijke plicht

Bij het aan derden verstrekken: ondubbelzinnige toestemming

Bij het verstrekken aan de gemeente, vng, cbs: wettelijke plicht

Netwerk gegevens: op basis van afspraak en toestemming*

 

*Open Spirit zal in 2018 in overleg met Privacy Zeker en een nieuwe website bouwer haar brede netwerk verder onder de loupe gaan nemen en daar waar nodig (opnieuw) toestemming vragen. Voor de nieuwsbrief zal een nieuwe weg ontwikkeld worden waarbinnen het eenvoudig is een opt-in of op-out aan te klikken.

Open Spirit respecteert ten allertijde dat contacten komen en ook kunnen gaan; wilt u geen email meer of krijgt u een ondanks alle zorg onterecht een email, dan kunt u zich per direct laten verwijderen.

 

 

Classificatie en Derden

De gegevens vallen onder het beroepsgeheim van de gz-psycholoog.

Gegevens worden enkel en alleen gedeeld:

  • wanneer de klant dat wil en toestemming geeft (bv met de huisarts)
  • wanneer dat het wettelijk verplicht is 
  • privacy verklaring voor basis ggz. Open Spirit hanteert standaard de optie dat de klant een privacy verklaring mag tekenen. 

  

 

Verwerkingsovereenkomst

Verwerkingsovereenkomsten zijn niet nodig met instanties waar gegevens wettelijk verplicht aan doorgegeven moeten worden.

Open Spirit heeft een verwerkingsovereenkomst met haar accountant.

 

 

Beveiliging

Open Spirit zet zich er voor in uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Wanneer er sprake is van een ernstig datalek is Open Spirt verplicht dit binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit persoonsgegevens. En bij de klant als de inschatting is dat dat belangrijk is. Open Spirit is niet aansprakelijk wanneer een datalek door haar redelijkerwijs niet had kunnen voorkomen, te denken is hierbij aan grote hack of virusproblemen bij hosting-of email bedrijven of inbraak.

 

 

Contact en Klachten

Indien u ondanks overleg met Open Spirit niet tevreden bent met de wijze waarop er wordt omgegaan met uw gegevens, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens,

 

Heeft vragen n.a.v deze privacyverklaring?

Heeft u een klacht of juist een advies t.a.v verbetering?

Mail dan naar info@openspirit.nl of bel 030-2311069

 

 

 

Deze privacyverklaring is opgesteld op 24 mei 2018 .

Open Spirit behoudt zich het recht voor deze verklaring aan te passen a.g.v wettelijke ontwikkelingen en bij voortschrijdend inzicht.